Показать скрытый текстВо всех организациях, эксплуатирующих транспортные средства (собственные, арендованные), должны оформляться путевые листы. Каковы функции этого первичного учетного документа? Следует ли торговой организации применять унифицированную форму путевого листа или можно разработать собственную? Эти вопросы могут показаться простыми опытному бухгалтеру, однако для новичков узнать ответы будет нелишним.
Зачем нужен путевой лист?
Любой бухгалтер не затруднится с ответом на этот вопрос - чтобы подтвердить производственную направленность расходов на приобретение ГСМ. Действительно, путевой лист как первичный документ учета и контроля работы водителя и транспортного средства подтверждает в первую очередь тот факт, что автомобиль эксплуатировался (как минимум выезжал с места стоянки) и потреблял топливо. Маршрут следования (лучше с отметками организаций-контрагентов) докажет использование автомобиля в предпринимательской деятельности компании (а не в личных целях сотрудников), то есть подтвердит связь расходов на ГСМ с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако, помимо "бухгалтерских" целей, путевой лист может выступать средством контроля за дорожным движением. В частности, в п. 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, отмечено, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки, в том числе в установленных случаях, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов. За отсутствие этих документов водителя ждет административная ответственность по п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Вместе с тем в законодательстве есть только одна норма, требующая оформления путевого листа, - п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ): запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Однако следует учитывать, что этот Закон регулирует отношения, возникающие только при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Получается, если организация не оказывает транспортных услуг (иначе говоря, не ведет такой предпринимательской деятельности), положения названного Закона на нее не распространяются, поэтому и путевой лист иметь водителю при себе и предъявлять для проверки необязательно. Вместо этого организация должна выписать доверенность водителю, предоставляющую ему полномочия управлять и эксплуатировать автомобиль, принадлежащий организации (арендованный ею). Если водитель не имеет при себе доверенности от собственника автомобиля либо путевого листа, считается, что он управляет транспортным средством незаконно. При этом нужно учитывать, что юристы указывают на необходимость отличать доверенность на право управления транспортным средством от путевого листа по кругу полномочий: доверенность дает право управлять автомобилем в течение оговоренного в ней срока действия, тогда как путевой лист - еще и в рамках оговоренного маршрута.
Следует признать, что все сказанное не освобождает организацию от обязанности оформлять путевой лист для целей бухгалтерского учета.
Форма документа
До недавнего времени все предприятия (неважно, оказывали они транспортные услуги или нет) применяли типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Однако в 2005 и 2006 гг. Минфин высказал мнение о том, что эти унифицированные формы обязательны только для специализированных и автотранспортных предприятий (Письма от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Другие организации вправе утвердить свою форму первичного учетного документа с соблюдением требований ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом финансисты делают оговорку, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Соответственно, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Эти разъяснения налогоплательщики восприняли как отмашку переходить на составление путевого листа раз в неделю или месяц.
На заметку. Согласно Приказу Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, что соответствует более ранним рекомендациям Минфина.
Затем, в конце 2008 г. (21 октября), вступил в силу Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", принятый во исполнение положений Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. В нем названы реквизиты, которые должны быть отражены в любом путевом листе. В Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Таким образом, у торговой компании, эксплуатирующей автотранспорт, есть выбор:
- применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в Приказе Минтранса России N 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
- разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований Приказа Минтранса России N 152, ст. 9 Федерального закона 129-ФЗ (с учетом основной цели - подтверждение обоснованности расходов на ГСМ), утвердить ее в качестве приложения к приказу об учетной политике для целей бухгалтерского учета (пример такой формы см. ниже).
Заметим, что в случае выбора первого варианта организация не должна оставлять незаполненными отдельные реквизиты унифицированной формы (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257, Постановления ФАС ВСО от 21.10.2009 N А33-13602/08, от 07.05.2009 N А78-2791/08-С3-22/72-Ф02-1965/09). При использовании самостоятельно разработанной формы также следует заполнять все предусмотренные в ней графы и строки.
Обратим внимание на отдельные реквизиты путевого листа, которые традиционно вызывают споры.
Маршрут следования
Очень часто при проверке налоговые инспекторы "снимают" расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ, если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля либо сделаны общие отметки (например, "по городу"). По мнению чиновников, путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253). Однако организациям удается "отстоять" эти расходы в суде. Арбитры отмечают, что унифицированная форма путевого листа, предусматривающая заполнение данных о маршруте следования транспортного средства, обязательна к применению исключительно специализированными компаниями - перевозчиками. Так, при составлении одного путевого листа на месяц организация, не являющаяся автотранспортной, не обязана вести ежедневные маршрутные листы (Постановление ФАС МО от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09). Отсутствие в путевых листах места назначения, пути следования не является основанием для признания расходов документально не подтвержденными (Постановления ФАС МО от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, ФАС СЗО от 18.11.2009 N А44-1106/2009, от 06.07.2009 N А56-50333/2008, ФАС УО от 05.03.2008 N Ф09-1053/08-С3). Иных документов (ведомостей учета ГСМ, документов о приобретении топлива, ежемесячно составляемых путевых листов, актов на списание ГСМ) вполне достаточно для принятия расходов в уменьшение налогооблагаемой прибыли (Постановления ФАС СЗО от 23.11.2009 N А56-4991/2009, ФАС УО от 29.07.2009 N Ф09-5245/09-С2).
Вместе с тем есть и противоположные судебные решения. Например, в Постановлении от 21.10.2009 N А33-13602/08 ФАС ВСО указал: отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На необходимость включения в путевой лист сведений, позволяющих подтвердить производственные цели эксплуатации транспортных средств, указано также в Постановлениях ФАС ЦО от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34, ФАС СЗО от 22.06.2009 N А44-2221/2008, ФАС ЗСО от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009(11903-А27-26), от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26).
Таким образом, организации торговли следует принять принципиальное решение: обезопасить себя от претензий инспекторов и указывать детальный маршрут следования автомобиля либо делать в путевом листе общие записи: "по городу", "по области", "развоз товара по клиентам" и надеяться на поддержку арбитров.
Особо об отметках о медосмотрах
В путевых листах, оформляемых согласно указаниям как Госкомстата, так и Минтранса, должны содержаться такие реквизиты, как отметки о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медицинских осмотров. В связи с этим перед организациями, не оказывающими транспортные услуги, стоит вопрос: обязаны ли они обеспечивать проведение таких осмотров? Соответствующее требование к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, содержится в абз. 5 п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения". Однако на практике привлечь к ответственности за невыполнение этого указания можно только организации, занимающиеся лицензируемыми перевозками, по п. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. Соответственно, к торговым компаниям, использующим транспорт для служебных нужд (доставка товара покупателям, выборка товара от поставщиков, поездки к клиентам, иным контрагентам, в контролирующие органы), подобная мера ответственности не применяется. Автору удалось найти примеры, когда государственные органы (органы МВД, Федеральной службы по надзору в сфере транспорта) выдавали предписания таким организациям и при их невыполнении штрафовали руководителя по ст. 19.5 КоАП РФ. При этом мнения судей о правомерности действий контролирующих органов разделились. Арбитры ФАС ЦО полагают, что действие Федерального закона N 196-ФЗ, а также подзаконных актов, возлагающих на организации обязанности проводить медицинские осмотры водителей, технический контроль автомобилей, обучение водителей, распространяются только на компании, осуществляющие перевозки грузов, следовательно, неспециализированные предприятия не подчиняются этим требованиям (Постановления от 23.11.2009 N А36-706/2009, от 28.07.2009 N А36-3582/2008). Однако ФАС ЗСО отверг доводы предприятия, на балансе которого имеются два легковых автомобиля, а в штате - водитель, о том, что на него не распространяются требования Федерального закона N 196-ФЗ, следовательно, все предприятия обязаны выполнять перечень мер, направленных на обеспечение безопасности дорожного движения (Постановление от 16.10.2008 N Ф04-6445/2008(14518-А75-6)).
Получается, организации торговли нужно сопоставить риски невыполнения требований Закона и затраты на проведение медицинских осмотров, исходя из чего и принять решение.
Путевые листы на личные автомобили сотрудников
Нередко в служебных целях используются автомобили сотрудников (директора, менеджеров). В этой ситуации работники вправе рассчитывать на компенсацию за использование личного имущества (ст. 188 ТК РФ). Суммы компенсации определяются письменным соглашением сторон, но для целей налогообложения прибыли нормируются (см. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). По общему правилу расходы на выплату рассматриваемой компенсации должны быть связаны с деятельностью, направленной на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому из документов должно следовать, что личный автомобиль эксплуатируется в производственных целях. Чиновники называют такие документы, как приказ о выплате компенсации, должностные инструкции (с указанием на трудовые обязанности, связанные с разъездами). Более того, контролеры требуют, чтобы работники вели учет служебных поездок в путевых листах (Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776). Однако арбитры не поддерживают проверяющих: выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, общество не обязано, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего ей автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (Постановление ФАС ЦО от 25.05.2009 N А62-5333/2008). Аналогичный довод привел и ФАС МО, отказав инспекции в доначислении НДФЛ работнику с сумм компенсации в отсутствие путевых листов (Постановление от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09).
Итак, путевой лист является первичным учетным документом, который используется для учета работы водителя, транспортного средства, а также для подтверждения производственной направленности расходов на приобретение ГСМ. Чтобы удостоверить право работника на управление автомобилем, принадлежащим организации, можно также использовать путевой лист либо выписать доверенность. У организации есть выбор: применять унифицированные формы путевых листов либо разработать собственный бланк. И в том и в другом случае не допускается оставлять незаполненные реквизиты.
С.Н.Козырева
Эксперт журнала "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение"
п.с. Читайте , изучайте, и будет Вам счастье
Скрыть текст 
).
Вы в условиях поставки товара не разбираетесь , хотя наметился прогресс - заинтересовались этим вопросом это плюс, и даже начали пытаться разобраться
