Чтобы оптимизировать работу и не стоять впустую отмечался обычно за пару минут до момента подъезда. Щас в Москве тусуюсь, например в одной из крупнейших контор вообще нет понятия заказа на ближайшее время, есть опред время, если на него никто не успевает, пассажиру звонят и спрашивают готов ли он ждать.