Погода: 9 °C
15.042...12пасмурно, небольшие дожди
16.043...6небольшая облачность, без осадков
НГС.Форум /Работа и карьера / Работа в Новосибирске /

Подскажите как назвать вакансию )

  • Доброго дня!
    Скоро будем искать человека, и понял что не знаю как назвать вакансию, помоги, коллективный разум.
    С одной стороны, это прежде всего работа как сотрудника службы поддержки. Отвечать на почту/мессенджеры/чаты от клиентов, и телефонные звонки от них же.
    Но с другой - быть в офисе когда там никого нет, почту принесли допустим или посылку - принять расписаться. Открыть/закрыть офис иногда. Сходить на почту отправить корреспонденцию. Заварку купить, конфетки, печеньки. Может иногда и чашки помыть. Короче и за уютом следить тоже )
    Как вот это назвать? )))

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • Офис-менеджер это называется

  • Очередной кентавр? Слабо себе представляю девицу на ресепшен, которая одновременно и оператор службы поддержки.

  • Тоже такой вариант в голову пришёл. Спасибо.

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • Вы уверены?

    Показать скрытый текст
    Должностная инструкция офис-менеджера

    Открыть в формате WORD Должностная инструкция офис-менеджера

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

    1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

    1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

    1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

    1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

    1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

    -законодательными актами РФ;

    -Уставом Компании;

    -Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

    -Положениями об отделах Компании;

    -приказами руководства;

    -нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    -настоящей Должностной инструкцией.

    1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

    1.9. Офис-менеджер должен знать:

    - организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

    - положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

    - функции и задачи подразделений Компании;

    - функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

    - свои функциональные обязанности и права;

    - свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

    2. Должностные обязанности

    Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    Исходя из этого, офис-менеджер:

    1. Выполняет функции секретаря Компании:

    1.1. Документационное обеспечение управления:

    - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

    - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

    - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

    - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

    - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

    - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

    - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

    - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

    - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

    - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

    1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

    1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

    1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

    1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

    2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

    2.1. Заказ воды по мере необходимости.

    2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

    2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

    2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

    2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

    3. Координирует и контролирует работу:

    - водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

    - курьеров;

    - уборщицы.

    4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

    - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

    - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

    - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

    - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

    - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

    - не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

    3. Права

    Офис-менеджер имеет право:

    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

    3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

    3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

    3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

    3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

    3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

    4. Ответственность

    Офис-менеджер несёт ответственность за:

    4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

    4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

    4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

    4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

    4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

    СОГЛАСОВАНО:

    Юрисконсульт: /______________/

    «__» _________200

    Начальник отдела кадров:
    Скрыть текст

  • ну это в какой-то конкретной компании
    в другой будет иначе, смысл тот же - поддерживает жизнь в офисе как минимум, разве нет?

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • поддерживать жизнь в офисе - несомненно, но поддерживать жизнь Клиента в его офисе/квартире - спорно

  • вообще не понял
    вы о чем??? в какой квартире клиента????

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • я об этом:

    В ответ на: С одной стороны, это прежде всего работа как сотрудника службы поддержки.

  • Как назовёте, неважно (пусть будет офис-менеджер). Главное, при приёме на работу чётко озвучивать все эти должностные обязанности, чтобы претендент готов был на них.
    И продумайте, не будет ли противоречий, когда работник посуду моет или в булочную за печеньками ушёл, а телефон разрывается.

  • "как яхту назовешь, тем она и пойдет ко дну"©

  • В то время есть я и кто-то еще. Чтобы постоянно кто-то был нам надо.

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • многорукий многоног

  • Должностная инструкция, прописывающая обязанности конкретной должности, в каждой компании имеет свои особенности.

  • чего ради? может и закон Ома в каждой лавке имеет свои особенности?

  • В ответ на: может и закон Ома в каждой лавке имеет свои особенности?
    Имеет, все завесит от того, с переменукой лавка работает, или с постоянкой :миг:

    Knowledge itself is a power (F.Bacon)

  • В ответ на: Отвечать на почту/мессенджеры/чаты от клиентов
    В ответ на: Заварку купить, конфетки, печеньки.
    Если почта/чат не предполагает технических вопросов - то это офис-менеджер. Если предполагает - сотрудник техподдержки, но я очень сомневаюсь, что сможете найти такую, чтобы и за печеньками бегала и технический вопрос смогла решить.
    И вовсе не потому что невозможно найти сотрудницу, которая будет соображать настолько, чтобы его решить. А потому что оная сотрудница посчитает для себя невозможным заниматься такой вещью, как бегать за печеньками и мыть чашки. Другой уровень, понимаете?
    Не, можно материально заинтересовать. Я думаю, треть выше медианы по более оплачиваемой из двух должностей могла бы заинтересовать человека. Вопрос в том - будет ли это вам выгодно.

    Филин (лат. Bubo bubo) — хищная птица отряда Совообразных. Размах крыльев - от 160 до 188 см.

  • Насчет закона Ома ничего не скажу, а вот ДИ офис-менеджера варьируется в широчайших пределах. Например в нашем конкретном случае ей никто не подчиняется, водители - в ГМТС, уборщицы - в АХО,а она сама в подчинении у помошника генерального.
    Офис-менеджер - это такая типо должность, которая может все что угодно предполагать.

    Филин (лат. Bubo bubo) — хищная птица отряда Совообразных. Размах крыльев - от 160 до 188 см.

  • В ответ на: В то время есть я и кто-то еще. Чтобы постоянно кто-то был нам надо.
    Лучше определиться, кого же надо. Если саппортер, чтобы ответ клиентам был в приоритете - берите саппортера, но тогда за печеньками и на кухню отправить его не получится. Если "подай-принеси-уйди-не_мешай" - берите офис-менеджера, но на саппорт ее не получится посадить - ну по крайней мере без обучения, да еше она может оказаться с техническим кретинизмом:улыб:

    Филин (лат. Bubo bubo) — хищная птица отряда Совообразных. Размах крыльев - от 160 до 188 см.

  • В ответ на: Другой уровень, понимаете?
    В чем другой? Если директор может и на вопросы клиентов отвечать и чашки по офису помыть, то почему сотрудник не может?
    Ну думаю что кто посчитает что не возможно - тот и не будет устраиваться, верно? Вопрос был как назвать это корректно и понятно.
    Не техподдержка, а служба поддержки. К примеру "алё, оплата за мой заказ поступила, а то что -то волнуюсь". Или "мне сегодня должны были доставить посылку, а что-то не звонят, когда доставят". Думаю это не заоблачный уровень 3-х различных высших образований должен быть, включая обучение в Принстоне.

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • В общем я так понял что офис-менеджер наиболее близко по духу )

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • А, ну это офис-менеджер сможет:улыб:Я просто сразу за свое техническое болото:улыб:

    Филин (лат. Bubo bubo) — хищная птица отряда Совообразных. Размах крыльев - от 160 до 188 см.

  • В ответ на: Насчет закона Ома ничего не скажу, а вот ДИ офис-менеджера варьируется в широчайших пределах. Например в нашем конкретном случае ей никто не подчиняется, водители - в ГМТС, уборщицы - в АХО,а она сама в подчинении у помошника генерального.
    Офис-менеджер - это такая типо должность, которая может все что угодно предполагать.
    ну дык можно сову и на глобус натянуть. Есть устоявшаяся деловая практика, есть устоявшийся дискурс отраслевой и любой выпендреж чревать тем, что тебя просто не поймут и ты потеряешь время. Вот коллега употребил всуе погоняло: поддержка и у меня одна картинка в голове нарисовалась, а как выясняется чисто ответы на тривиальные вопросы по прохождению заказа. Не факт, что это нужно вешать на офис-менеджера, но если лавка маленькая, то можно прикрыть глаза ладошкой на это

  • В ответ на: можно прикрыть глаза ладошкой на это
    Сэймэй щас выдохнул прям :biggrin:

  • Вы, как и все работодатели, верите, что можно нанять одного человека, который закроет все должности в компании, а платить ему как одному? Вы не одни, уже не первое поколение работодателей в это верит, но что-то такого человека не находится, хоть ты тресни.

    Пока они пилили нефтяную трубу,
    Красные пятна появлялись на белом снегу.

  • Что за глупости )
    Я умею работать, и знаю что может сделать один человек.
    К примеру с компании откуда я ушел - на замену мне приняли 3-х человек.
    Собственно в этом разница между "работать" и "делать вид что работаешь".
    Так и тут. Но да, у нас в стране люди любят "делать вид", а потом удивляться что производительность труда в стране в несколько раз ниже чем в США допустим или в Китае. В настоящий момент Россия на 34-м месте в мире по производительности труда, увы.
    Но собственно наверное тут не об этом?

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • В ответ на: Я умею работать, и знаю что может сделать один человек.
    Вы работаете на себя, а тут предлагаете человеку работать на дядю, разницу объяснить?
    В ответ на: Но да, у нас в стране люди любят "делать вид", а потом удивляться что производительность труда в стране в несколько раз ниже чем в США допустим или в Китае.
    Потому что у нас вместо промышленных роботов работают люди, а в Америке нужно человеку в час платить не меньше, чем тут за неделю люди зарабатывают. Вы еще срваните, что можно купить на зп там и здесь, а если будешь работать лучше - зп тебе еще и снизят, потому мотивации никакой нет.
    Озвучьте, сколько готовы платить вашему чудо-специалисту? Хотя бы 30 сможете?))

    Пока они пилили нефтяную трубу,
    Красные пятна появлялись на белом снегу.

  • какие чудо-навыки и знания нужны для описанного функционала?

  • В ответ на: какие чудо-навыки и знания нужны для описанного функционала?
    Умение быть одновременно в двух местах (за печеньками и на телефоне техподдержки). Только если этот телефон не мобильный, в котором есть Битрикс 24 с срмкой и всей информацией, где, когда и во сколько заказ пришел. А если клиент придет в офис с вопросом?

    Пока они пилили нефтяную трубу,
    Красные пятна появлялись на белом снегу.

  • В ответ на: К примеру с компании откуда я ушел - на замену мне приняли 3-х человек.
    тем более зачем повторять чужие ошибки

  • 30 - это минимум с которого я собирался начинать )

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • В двух то зачем. Она за печеньками - в офисе есть кому ответить на телефон.
    Она не телефоне - есть кому сходить за печеньками.
    Ну и да, Б24 у нас есть )))

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • А зачем вообще за печеньками куда-то ходить?
    Может удивлю вас, но и печеньки, и чай, и сладости, и мелкую бытовую технику, и посуду и прочее-прочее-прочее уже давно можно заказать по прайсу компаний, которые продают обычную канцелярию для офиса. Привезут всё в лучшем виде в нужное место, в нужное время. Цены абсолютно гуманные.

  • печеньки - это условное название:улыб:

    Орда - родная, злобная, твоя!

  • В ответ на: Собственно в этом разница между "работать" и "делать вид что работаешь".
    Не совсем так. Есть и другие разницы:улыб:Это то, что я называю "дилеммой собственника".

    Допустим, Вы собственник. Вы этот бизнес создали, Вы в него вложили время, деньги, душу, etc. Вы работаете не за деньги (хотя хотите чтобы он их приносил :)). Но Вы работаете "за идею" и всегда думаете, как бы сделать бизнес лучше.
    А наемному работнику на Ваш бизнес...поровну:улыб:Хорошо ему (бизнесу) или плохо, развивается он или загибается - ему главное, чтобы платили зарплату и соблюдали условия ТД - а остальное не его проблемы.

    Да, можно найти работника, который будет также работать "за идею". Но с ним придется делиться властью:улыб:

    Филин (лат. Bubo bubo) — хищная птица отряда Совообразных. Размах крыльев - от 160 до 188 см.

Записей на странице:

Перейти в форум

Модераторы: